6 Tips om je Teams-uitrol succesvol af te ronden

Publicatiedatum: afbeelding bij

Het gebruik van Teams is verzesvoudigd. Wat betekent dat voor je IT-afdeling in 2021?

Cloudmanagedservices_banner-25.png

Vanaf het voorjaar van 2020 werken we, noodgedwongen, veel meer thuis. En hoewel thuiswerken de laatste jaren steeds normaler is geworden, waren er toch veel organisaties die daar niet op voorbereid waren. Microsoft Teams bood uitkomst. Veel gebruikers konden snel worden overgezet op Teams en verdergaan met hun werk. Een verzesvoudiging van het gebruik was het resultaat. Een opschaling die nauwelijks technische problemen opleverde. Maar hiermee is de migratie naar Teams nog lang niet klaar. 6 dingen die je in 2021 moet doen om je Teams-uitrol af te ronden.

Voor veel mensen die gewend waren hun werk altijd op locatie te doen ging er een wereld van mogelijkheden open. Vergaderen, lesgeven, zorg verlenen, chatten met collega’s en online samen aan documenten werken: Teams bleek zo toegankelijk dat ook de 'minder digitale collega’s' er snel mee aan de slag konden.

Bij een aantal van onze klanten, vooral zorginstellingen en onderwijsorganisaties, waren jaren van koudwatervrees en discussies ineens verleden tijd: de overstap naar de cloud was ineens gewoon noodzaak. En in de meeste gevallen bleek de overstap mee te vallen en waren de voordelen veel groter dan de nadelen. We gaven de afgelopen maanden veel online trainingen om mensen op weg te helpen en we zagen daarbij veel enthousiasme, ook van voormalige cloud-sceptici.

Maar ondanks het succes moet binnen de meeste IT-afdelingen nog wel het een en ander gebeuren voordat het ‘nieuwe normaal’ ook echt normaal is.

 

1. Oude technologie uitfaseren

Veel organisaties leunden tot dit voorjaar vooral op oudere ‘thuiswerktechnologie’, zoals VPN en Citrix remote desktops. Ooit ingericht om een bepaald percentage van de medewerkers thuis in te laten loggen, zijn deze technieken niet bedoeld om een heel bedrijf remote te laten draaien. De keuze voor Microsoft Teams was in deze gevallen vaak snel gemaakt, maar de oude systemen draaien ook nog. Nu is de tijd om keuzes te gaan maken. Welke netwerkschijven blijven bestaan, welke worden vervangen door Teams? Welke processen worden nu ondersteund door de oude techniek en hoe migreren we die naar Teams of Office 365? Belangrijke, strategische vragen die IT samen met de business snel moet gaan beantwoorden.

 

2. Oud securitybeleid aanpassen

Teams biedt niet alleen nieuwe manieren om samen te werken en te communiceren, maar ook nieuwe manieren van informatie zoeken en vinden. We hebben al eens meegemaakt dat directiedocumenten ineens zichtbaar waren voor het hele bedrijf. Niet omdat de security van Teams niet goed is, maar omdat ze niet goed geclassificeerd zijn. Teams maakt informatie snel zichtbaar en brengt dus ook documenten in beeld die daarvoor niet gevonden werden. Als straks Project Cortex uitgerold wordt, de functionaliteit die documenten en informatie automatisch aan gebruikers gaat aanbieden op basis van hun gedrag en interesses, wordt het nog belangrijker om dit goed op orde te hebben.

Het ging hier om een intern datalek. Externe datalekken als gevolg van de uitrol van Teams hebben wij nog niet gezien, maar ze zijn niet uit te sluiten. Het is dus belangrijk om nog een keer goed naar je security- en classificatiebeleid te kijken als je dit jaar bent overgestapt op Teams.

 

3. Anders nadenken over security

Het belang van dataclassificatie wordt nog duidelijker als je je realiseert dat security sowieso fundamenteel is veranderd met de komst van Teams en de cloud. Veel security-inspanningen richtten zich voornamelijk op het beveiligen van het bedrijfsnetwerk, dat na een uitrol van Teams vrijwel niet meer gebruikt wordt. Bij cloud security gaat het veel minder om het fysiek beveiligen van netwerk en devices en veel meer om het beveiligen van informatie en documenten. Mensen werken thuis, op hun eigen internetaansluiting en vaak ook op privé-devices, waar je geen controle over hebt. Dit vraagt een andere manier van denken over cybersecurity. De Microsoft cloud geeft je heel veel technieken om je data veilig te houden in deze veranderde omgeving, maar de meeste daarvan moet je zelf bewust aanzetten.

 

4. Luisteren naar de organisatie

Het is vanuit de techniek heel makkelijk om de menselijke kant van veranderingen te onderschatten en digital tot de nieuwe norm te verheffen. Bijna alles kan online, dus waarom zou je het dan ook niet allemaal automatiseren? Dat klinkt als de efficiëntste oplossing, maar het leidt vaak tot problemen. Bedrijven, teams en mensen hebben een eigen manier van dingen doen. Vaak horen daar dingen bij als tekenen op een whiteboard, post-its ophangen en verplaatsen, aantekeningen maken op papier, een collega even snel aanschieten voor een vraag, met anderen in een vergaderruimte brainstormen en toevallige ontmoetingen op de gang. Daarbij spelen niet alleen woorden en informatie, maar ook lichaamstaal een belangrijke rol. Dat heeft allemaal waarde en die waarde moet je niet weggooien omdat je je op techniek focust, want dan loop je het risico dat je de aansluiting met de rest van de organisatie verliest. Dan verdwijnt het draagvlak voor veranderingen merk je al snel dat iedere wijziging in functionaliteit of beleid weerstand oproept.

 

5. Schaduw-IT onder controle krijgen

Om maximaal te profiteren van de productiviteitswinst van Teams, is er meer nodig dan alleen maar een technische uitrol. Je moet de stap zetten van ‘aanzetten’ naar ‘effectief inzetten’. Toen de lockdown begon, was er vooral dringend behoefte aan een oplossing voor online vergaderingen en videocommunicatie. We zien nu dat Teams nog steeds vooral daarvoor wordt gebruikt. Om samen te werken aan bestanden, planningen te maken, bedrijfsprocessen te stroomlijnen worden nog steeds andere applicaties gebruikt, terwijl Teams daarvoor ook allerlei functionaliteit heeft. Veel medewerkers zitten nu met ‘dubbele’ applicaties op hun desktop en vragen zich af: “Wanneer gebruik ik nu welke applicatie?”

Teams is gemaakt om veel meer te zijn dan een vergadertool. Teams is bedoeld als de hub waar al je werk samenkomt. Als dat voor gebruikers niet duidelijk is, blijven ze oude en niet-officiële apps naast Teams gebruiken. Je kunt die apps natuurlijk blokkeren in je configuratie, maar het is veel belangrijker dat je helder communiceert over welke app binnen jouw organisatie voor welk doel gebruikt wordt. Dit is deel van het adoptietraject, dat uiteindelijk bedoeld is om te zorgen dat Teams een centrale rol krijgt in het dagelijks werk van mensen, zodat het omarmd wordt en doelbewust ingezet.

 

6. Wildgroei tegengaan met Governance

Teams geeft medewerkers heel veel vrijheid om hun eigen werk in te richten. Vaak was er bij het snel uitrollen van Teams geen tijd en rust om uitgebreid te kijken naar governance. Omgevingen werden dus organisatiebreed uitgerold met standaard of haastig aangepaste configuraties die niet bij het bestaande beleid pasten. Teams is standaard erg veilig en makkelijk te beheren, maar het is ook bedoeld om mensen snel, flexibel en naadloos met elkaar te laten samenwerken. Dat betekent bijvoorbeeld dat iedereen standaard een team kan aanmaken, externen kan uitnodigen en vrij is in de naamgeving. Dit zorgt dat iedereen snel aan het werk kan, maar het veroorzaakt ook een wildgroei aan teams en bestandsstructuren die niet voldoen aan jouw naamgevingsconventies en governance-standaarden. Op de langere termijn leidt dat tot problemen bij het beheren en uiteindelijk ook tot veiligheidsrisico’s.

Profiel Rapid Circle

Rapid Circle

Bij Rapid Circle geloven we dat in de toekomst organisaties niet meer om de Cloud heen kunnen.

Profiel Rapid Circle ›