IT-outsourcing: 7 communicatietips voor het developmentteam
Succesvolle IT-outsourcing is mensenwerk en valt of staat dus met een goede communicatie. Hoe geef je die communicatie als developmentteam gestalte? Wat zijn de do’s en dont’s als het aankomt op het communiceren met de klant? We laten het zien aan de hand van een zevental handige tips.
1. Stel gezamenlijke doelen
Een belangrijke prioriteit voor een geslaagde samenwerking is het stellen van gezamenlijke doelen. Niet is zo vervelend als onduidelijkheid over de bedrijfsdoelen die gehaald moeten worden of uiteenlopende visies op het tempo waarin bepaalde applicaties of andersoortige IT-ontwikkelingen doorgevoerd moeten worden.
Om een goedlopend partnerschap op te bouwen, is het als developmentteam dan ook van groot belang om de belangrijkste doelstellingen tussentijds geregeld door te spreken met je partner. Zo kun je in goed overleg evalueren of je op koers ligt of bepaalde zaken tussentijds bijstellen. Omdat outsourcing de afstand tussen business en ICT vergroot, kun je met het instellen van een klankbordgroep gebruikers- en bedrijfswensen afstemmen op concrete IT-oplossingen en -innovaties.
2. Zorg voor een goede regie
Hoewel IT-outsourcing voor veel bedrijven een prima manier is om belangrijke doelstellingen te halen, is er meestal wel een bepaalde mate van regie nodig om het gewenste resultaat te bereiken. Het is dan ook van belang om in een vroeg stadium goede afspraken te maken over de regie van het developmentproces.
Kijk als externe leverancier goed hoe de regierollen (denk aan de service, het management en het contract) verdeeld zijn en speel hier als partnerorganisatie actief op in. Hoe kun je zorgen voor een optimale afstemming? En wat is bij deze specifieke organisatie de beste en kortste weg naar succes?
3. Handhaaf een goede balans tussen controle en flexibiliteit
Controle en ultieme flexibiliteit lijken op het eerste oog twee sterk contrasterende grootheden. Toch zijn ze in het geval van IT-outsourcing allebei belangrijk. Een te rigide, in steen gebeitelde aanpak werkt verstikkend en kan het ontwikkelings- en innovatieproces verstikken. Anderzijds is er natuurlijk wel een zekere mate van controle nodig om een project te doen welslagen, zeker als het om een grote klus gaat.
Een goed developmentteam hanteert een evenwichtige balans tussen controle en flexibiliteit. Besteed enerzijds voldoende aandacht aan de beheersbaarheid van je dienstverlening. Dat kan door zoveel mogelijk gebruik te maken van standaarddiensten die optimaal aansluiten bij de wensen en behoeften van de klant. Maatwerk kan selectief worden ingezet, maar een teveel hiervan leidt vaak tot onoverzichtelijkheid, een moeilijk te managen traject en een vertraging van het ontwikkelingsproces.
4. Investeer in je relatie met de klant
IT-outsourcing vertoont veel overeenkomsten met andere constructieve vormen van intermenselijk contact. Een wederzijds genietbaar partnerschap is afhankelijk van vertrouwen, transparantie en open contact. Maak al bij het eerste contact duidelijk wat je als developmentteam te bieden hebt, wat je belangrijkste kernwaarden zijn en welke manier van werken je erop nahoudt. Zo weet je partner gelijk wat voor vlees hij in de kuip heeft en kunnen beide partijen de samenwerking gaandeweg het ontwikkelingsproces kritisch tegen het licht houden.
Om de samenwerking op het hoogst denkbare peil te houden, is het ook verstandig om op gezette tijden evaluatiemomenten in te bouwen. Bespreek als developmentteam de samenwerking en door jouw geleverde dienstverlening geregeld op zowel strategisch (directie), tactisch (management) en operationeel niveau. Wees je er bewust van dat de dynamiek tussen beide partijen kan zorgen voor verschuivende wensen en kernpunten. Manage elkaars verwachtingen dus continu!
5. Maak de klant belangrijk
Een kleine klant zal zich bij een grote, internationale outsourcingspartij die zijn klanten behandelt als een nummertje al snel onbelangrijk voelen. Even begrijpelijk als terecht. Het loont zich om, ook al heb je meerdere projecten lopen, elke klant als een unieke en even belangrijke partner te behandelen. Door een klant belangrijk te maken, versoepel je als developmentteam het samenwerkings- en ontwikkelingsproces. Mensen en organisaties gedijen bij een extra stukje persoonlijke aandacht en betrokkenheid!
6. Formuleer een duidelijke exitstrategie
Ook de beste huwelijken kunnen stranden. Ook in de wereld van IT-outsourcing komt zelfs aan een ideale samenwerking een keer een einde. Dit afscheid valt een stuk lichter en gemakkelijker als je vooraf duidelijk communiceert over de voorwaarden die gepaard gaan met het beëindigen van het partnerschap. Die helderheid voorkomt een onplezierig afscheid en juridisch getouwtrek en houdt de deur open voor een hernieuwde samenwerking in de toekomst.
7. Stem je communicatie af op de ontvanger
Niet elke medewerker heeft dezelfde voorkeuren voor het ontvangen van informatie. De een krijgt liever een mail waarin de aangeboden informatie helder gerangschikt op een rij wordt gezet. Andere medewerkers geven de voorkeur aan een telefoontje of worden juist liever persoonlijk bijgepraat over nieuwe ontwikkelingen. Als developmentteam is het belangrijk dat je hier rekening mee houdt en je communicatie goed afstemt op die verschillende voorkeuren.
Meer over de voordelen van IT-Oursourcing
Ook voor IT-outsourcing geldt dat communiceren een kunst is. Een goede beheersing van de betere communicatiekunst geeft u een voorsprong ten opzichte van de concurrentie en versoepelt de uitvoering van een project aanzienlijk. Door helderheid, transparantie en de wensen van de klant als ijkpunten te nemen, effent u het pad naar een effectieve communicatiestrategie. Die vormt een belangrijke bouwsteen voor een duurzaam en succesvol partnerschap.
Meer weten over development outsourcen? Informeer naar de mogelijkheden.